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档案基础知识
[来源:本站 | 作者:原创 | 日期:2012年10月23日 | 浏览11143 次] 字体:[ ]

档案基础知识

1档案一词的来源

在原始社会里,人们靠语言表达和交流思想和经验。随着社会的发展,为适应复杂的社会生产和生活,人们创造了"结绳""刻契"的记事方法。结绳与刻契可以说是档案最早的起源。我国的档案工作从夏代开始。我国现存最早的文字档案是二十世纪初在河南安阳殷墟出土的距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞,也称甲骨档案。"档案"一词最早出自明朝杨宾的《柳边纪略》一书。

2.什么是档案?

  指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.档案包括哪些种类?

  根据档案的不同属性和科学管理的需要,可将档案划分为不同的种类。比如:按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案;按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。

  目前在我国,通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。

4.什么是大事记?

大事记亦称大事年表。是以时间为线索记载一个地区、一个机关、一个专题、一个历史阶段发生的重大事件(事实)的书面材料。

5.什么是文献?

人们在社会实践活动中形成的记录有知识的一切载体的总称。

6.什么是档案征集?

  是指档案机构根据档案行政管理部门的委托或授权,为公共利益的需要,依照法律规定的条件,对集体或个人所有的档案实行"代为保管""收购"或者"征购""捐赠"

7.什么是档案接收?

  是指档案机构或档案管理人员按照国家规定接收所管辖范围内形成的档案、资料。

8.什么是全宗?

一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体,是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

9.什么是档号?

档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

10.什么是机关档案综合管理?

机关档案综合管理是指按统一领导,分级管理的原则,机关档案工作实行集中统一管理,机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理模式。

11.机关档案工作基本制度有哪些?

机关档案工作基本制度有:机关档案工作人员岗位责任制,机关文件材料立卷归档制度,机关档案保管制度,机关档案保密制度,机关档案鉴定工作制度,机关档案利用制度。

12.机关档案工作的双重职能是什么?

机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理两项职能。

13.机关档案综合管理必须做到哪四个统一?

机关档案综合管理必须做到统一领导、统一机构、统一制度、统一监督指导。

14.案卷标题的三要素是什么?

案卷标题一般由作者(或时间、地区、通讯者等)、问题和名称三部分构成,又称为案卷标题三要素

15.案卷质量要求的总原则是什么?

案卷质量必须符合立卷的基本原则,即遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

16.文件的修整包括哪些内容?

对破损文件进行修裱;对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制;去除文件上易腐蚀的金属物;对过大的文件进行折叠等。

17.归档文件整理的原则是什么?

归档文件整理的原则就是指文件整理的基本原则,即根据文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

18.归档文件整理的质量要求有哪些?

归档文件应齐全完整;整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

19.何为档案用房三分开

指档案室拥有专用库房、专用的阅档室和专用的整理室(兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室)。

20.机关档案部门向档案馆移交档案的时限是如何规定的?

机关档案部门向地、市级以上(含地、市级)档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案,向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案;科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间,也可适当提前移交。撤销机关的档案应及时移交。

21.档案鉴定工作的内容主要有哪些?

    档案鉴定工作的内容主要包括制定档案保管期限表、判定保管期限、对到期档案的鉴定和鉴定后档案的处理。

22.提供档案利用的方式有哪些?

    提供档案利用的方式有档案借阅、档案借出、函调和电话查询、档案网络查询服务。

23.档案馆的基本任务是什么?

    档案馆的基本任务是收集、保管和利用档案,维护档案的完整与安全,维护历史的真实,服务于现实和未来。

24.我国档案馆的种类有哪些?

  我国档案馆共分为三类:即国家档案馆(包括国家综合档案馆和国家综合档案馆)、部门档案馆(包括部门综合档案馆和部门专门档案馆)、企业事业及其它社会组织单位档案馆。

25.全宗是如何分类的?

  一般按全宗构成者的特点,将全宗分为两种类型,即组织全宗和人物全宗两种。此外,还有一种介乎于组织全宗和人物全宗之间的全宗类型,称为群体全宗。组织全宗可分为基本形式(包括独立全宗、联合全宗)和补充形式(包括全宗汇集和档案汇集)两种。

26.档案馆档案接收的时限是如何规定的?

  地、市级以上(含地、市级)机关档案部门向本地同级档案馆移交自形成之时起满二十年的文书档案(永、长);地、市级以下机关档案部门向本地同级档案馆移交自形成之时起满十年的文书档案(永、长);科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间,也可适当提前;撤销机关的档案应及时移交。

27.各级综合性国家档案馆收集建国后档案的范围是怎样的?

  (1)本级中共委员会、顾问委员会、纪律检查委员会、人民代表大会及常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案;经协商同意,接收或代存同级民主党派机构形成的档案;县级档案馆同时接收乡镇党委和政府及工作部门所形成的档案。

2)本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案;

3)本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的机关和企事业单位,如文化馆、图书馆、医院、学校等。一般工厂、普通中小学、商店及村民委员会,只选择一些有代表性的单位的档案进馆。

4)属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。

5)经协商同意,收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级人事管理权限内著名人物形成的档案;

6)撤销单位的档案。

28.进馆档案的质量标准是什么?

1)进馆档案必须以全宗为单位整理编目,分阶段移交,保持全宗的完整性;

2)进馆档案要齐全、完整,分类统一;

3)组卷质量符合国家档案局制定的有关业务规范;

4)档案的保管期限要准确;

5)与档案有关的资料,如组织沿革、全宗指南、目录、大事记等。

29.档案馆档案征集的方法是什么?

  档案馆档案征集的方法有:无偿征集、有偿征集、购买、征收(没收)、征购、交换等方法。无偿征集主要包括捐赠、捐献等方法;有偿征集包括补偿性、奖励性的捐赠或捐献、过滤性寄存、复制副本、交换和交流等方法;购买包括货币交易购买、竟拍购买、委托交易购买;征收和征购是档案馆或有关执法部门依法采取强制手段将档案强行征集进馆的一种档案征集方法;交换是各档案馆之间或档案馆与图书馆、博物馆、纪念馆等机构之间交换各自应当保存的属于本地区的档案、图书、文物等。

30.档号的结构有哪几种?

  第一种:全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页号;第二种:全宗号-类别号-案卷号-件、页(张)号;第三种:类别号-项目号-案卷号-件、页(张)号;全宗号用四位代码表示,案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。

31.档号的编制原则是什么?

  唯一性原则、合理性原则、稳定性原则、扩充性原则、简单性原则。

32.档案保护技术的原则是什么?

  档案保护必须坚持以防为主、防治结合的原则。

33.库房中的档案装具如何排列?

  档案的装具应按照从里到外、从左到右、从上到下的原则顺序排列。

34.档案安全和保管状况检查的内容有哪些?

  档案安全和保管状况检查的内容有:数量检查、排架次序检查、损坏情况检查和归档检查等。检查结束后,须填写检查记录、检查项目、检查对象、检查人、检查情况、备注等。

35.档案库房温湿度的合适范围是多少?

  档案库房的温度应控制在14-24,相对湿度应控制在45-60%,在此规定范围内,温湿度每昼夜波动幅度为±2,相对湿度为±5%30以上为档案保管的高温区域。

36.档案库房温湿度的控制与调节方法有哪些?

  档案库房温湿度的控制与调节方法有:密闭、通风、增温、降温、降湿等方法,一般通过人工或机械的方法进行调节和控制。

37.档案十防是哪些?

  档案十防是:抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光。

38.档案修复方法有哪些?

除污、去酸(干法去酸、湿法去酸)、字迹恢复(包括除污、滤色镜摄影、红外摄影、化学药品显色法、紫外线摄影等方法)、纸张加固(用化学药剂、丝网膜加固、托裱法、真空套封法)、档案修裱技术(含修补技术、托裱技术)。

39.档案鉴定工作的原则是什么?

档案鉴定工作的原则是必须从国家和人民的整体利益出发,用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。

40.我国目前规定的档案保管期限有哪几种?

  目前,我国各种档案的保管期限概括起来有两种,即永久和定期。永久是指被保存档案的保管期限为永久,即需要永久性保存的档案。定期是指被保存的档案规定有一定的保存期限。如文书档案的保管期限规定为永久、长期、短期三种,其中长期为50年,短期为15年;会计档案的保管期限规定为永久和定期两种,其中定期有25年、15年、10年、5年、3年不等。

41.档案统计工作的原则有哪些?

    档案统计工作的原则有:保证档案统计资料的准确性和及时性;档案统计资料的积累和分析要系统性和科学性;要注重档案统计资料的安全性和保密性。

42.常见的档案登记台帐有哪些?

    1)档案数量和状况登记;(2)档案提供利用登记;(3)档案保管状况登记;(4)档案鉴定工作登记。

43.档案提供利用的一般方法有哪些?

档案提供利用一般可分为普通提供利用和主动开发利用两大类。普通提供利用的方式有:调阅、借阅、提供档案复制件、提供档案摘录证明、函调、电话查档、档案网络查询服务等。主动开发利用的方式有:档案资料编研、档案史料陈列和展览、档案资料专题信息服务、参与研究等。

44.档案参考资料的种类通常有哪些?

 目前,档案参考资料的种类通常有大事记、组织机构沿革、统计数字汇集、专题概要、会议简介等。

45.档案馆开放档案的范围和时限是如何划定的?

 (1)中华人民共和国成立前的档案,包括清代及其以前的档案、民国时期的档案和革命历史档案,应当在《档案法》实施之日起向社会开放;(2)中华人民共和国成立以来形成的档案,一般应当自形成之日起满30年向社会开放;(3)经济、科学、技术、文化等方面的档案,可以提前开放;(4)涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案,可自形成之日起满50年开放;(5)上述档案如按国家有关规定还需要继续保密或控制使用的,档案馆有权继续延期开放。

46.利用开放档案的方法有哪些?

 (1)利用者可以到国家档案馆通过阅览、复制、摘录或以信函、电话等方式,利用各级国家档案馆已开放的档案;

2)持有身份证或工作证、介绍信等有效证件的大陆公民,可直接到各级国家档案馆已开放的档案;

3)台、港、澳同胞和华侨查取本人及其亲属历史证明,可持本人回乡证或身份证等有效证件,直接到有关档案馆查阅;利用其他档案,须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍,提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请;

4)外国组织和个人,根据与我国各级政府及其工作部门签订的有关文化交流协定而利用我国国家档案馆档案的,可通过签订协定的我国有关部门介绍,向有关档案馆提出申请。

47.企业事业档案分类的一级类目是如何设置的?

一级类目是企业事业单位档案分类的第一个层次,即企业事业单位档案分类的基本大类。国家档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》提出:工业企业档案的分类设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。在实际工作中,可以根据企业事业单位性质、规模等方面的差异而灵活予以调整。非生产型企业可设七个大类:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案类。

48.全宗卷的主要内容是什么?

1)档案收集:档案交接文据、移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值说明等;

2)档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等;

3)档案鉴定:鉴定小组名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示、批复、清册等;

4)档案保管:档案安全检查记录、档案的抢救与修复情况、重点档案的特殊保护措施等;

5)档案统计:档案收进、移出登记,档案基本情况统计、利用统计表等;

6)档案利用:全宗指南、开放利用和控制使用范围说明、档案汇编、典型事例等;

7)档案管理新技术的应用:缩微、复制、计算机辅助管理情况等。

49.会计档案应归档哪些具体内容?

1)会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2)会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄、其他会计帐薄。

3)财务报告类:月、季、年度财务报告,包括文字说明、附注,其他财务报告。

4)其他类:银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册、销毁清册,其他应当保存的会计核算材料。

50.哪些照片档案属于收集范围?

1)反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案;

2)领导人和著名人物参加与单位有关的重大公务活动的照片档案;

3)单位组织或参加的重要外事活动的照片档案;

4)记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害和异常现象的照片档案;

5)反映某地地理、古迹及自然风光和民间风俗的照片档案;

6)与其他载体档案有密切联系的照片档案。

 


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